A cosa serve
L’applicazione nasce con un’ analisi prodotta in collaborazione con i responsabili amministrativi Cna al fine di delineare  le necessità del sistema e valorizzare esperienze e conoscenze maturate nella realizzazione del precedente prodotto amministrativo.
Alla parte più afferente gli adempimenti contabili e fiscali, si affianca una parte più tipicamente gestionale in termini di contabilità analitica, calcolo tariffe, fatturazione ed incassi accentrati e decentrati. Oltre alla possibilità di emettere fattura in ogni sede territoriale, è consentita a livello provinciale l’emissione di fatture che riepilogano in unico documento tutte le attività fatte per conto dei clienti/associati. L’evoluzione dei prodotti di fatturazione segue le necessità dell’organizzazione riguardo ai servizi erogati, modalità di incasso, periodicità di emissione, determinando l’esigenza di grande flessibilità e autonomia soprattutto sulle variabili da utilizzare per il calcolo e le tariffe da applicare.

A chi si rivolge
Prodotto pensato per le esigenze del reparto amministrazione e controllo delle Associazioni di categoria, degli Studi Professionali e delle controllate; utilizzabile sia del livello provinciale che dagli operatori delle sedi territoriale  (“cassieri”) dei servizi erogati.

Funzionalità

Questo applicativo,

  • garantisce la rilevazione contabile obbligatoria ai fini fiscali e gli adempimenti relativi a professionisti (ritenute acconto), cespiti e intrastat,
  • prevede la possibilità di emettere fatturazione immediata con automatico caricamento in contabilità,
  • garantisce una serie di automatismi appositamente predisposti in relazione alle peculiarità organizzative di una Associazione o di uno Studio professionale strutturati, in particolare gestendo la distribuzione territoriale e funzionale tipico di un sistema associativo.

La rilevazione fiscale, in relazione ad un sistema di tabelle descrittive delle attività e dell’organizzazione, consente la memorizzazione di una serie di dati consuntivi che rispondono alle necessità informative di tipo gestionale (contabilità analitica).
Questa applicazione garantisce l’emissione automatica di fatturazioni periodiche attraverso test che possono indagare tutte le informazioni disponibili nella banca dati, siano esse di carattere anagrafico che derivanti dall’erogazione dei servizi. Le procedure sono strutturate per collegare la variabile prezzo ai dati di consuntivo rilevati nel data base. Sono costituite da un  nucleo generale, standard, che  si avvale di “metodi” provinciali di calcolo del prezzo, lasciando ampia libertà di definizione delle variabili da utilizzare.

Panoramica tecnologica

Alla base del prodotto P@ndora c’è un framework, che gestisce per conto del programmatore gli aspetti critici dello sviluppo di questa tipologia di applicazioni WEB, ovvero:

  • condivisione di un’unica base dati da parte di molteplici clienti e quindi garanzia dell’isolamento nell’accesso ai dati dei vari clienti tra di loro, ma in un’ottica di condivisione di dati necessari alla gestione di gruppi aziendali e di associazioni, che hanno una distribuzione territoriale e aziendale;
  • necessità di profilare gli utenti a seconda del loro ruolo e di filtrare sia le funzioni che i dati accessibili dinamicamente (le applicazioni ASP spesso vengono usate da personale esterno all’azienda come clienti, agenti e fornitori. Ognuno deve vedere solo i dati di sua pertinenza ed eseguire le azioni a lui abilitate);
  • capacità di evolvere facilmente il modello dati sottostante avendo sotto controllo gli impatti delle modifiche al software indotti dalle modifiche al data model;
  • capacità di personalizzare pesantemente l’applicazione per ogni cliente, pur mantenendo una unica installazione del software centralizzata;
  • facilità nel lavorare con una interfaccia web basata su HTML e JavaScript, tecnologie non pensate per la realizzazione di soluzioni gestionali;
  • rendere usabile, se non addirittura ergonomicamente preferibile, l’interfaccia web rispetto alla interfaccia desktop tradizionale a cui gli utenti sono normalmente abituati.

Non ultima era la necessità di gestire un processo di sviluppo e di gestione dei progetti distribuito territorialmente (i nostri team di sviluppo spesso sono costituiti da persone che cooperano a distanza tramite Internet).

Architettura tecnologica

P@ndora architetturalmente è una applicazione web che prevede:

  • un client che è un browser web standard (es. Firefox, Internet Explorer o Chrome). Non è necessario installare nulla sul client dell’utente che sia specifico dell’applicazione;
  • un server http che può stare in Internet o Intranet a seconda delle esigenze del cliente. Il server è realizzato tramite un http server Apache standard e un servlet container anch’esso standard (normalmente viene utilizzato tomcat, ma qualunque servlet container può essere facilmente adattato);
  • l’applicazione è realizzata al 100% con codice Java portabile. Pertanto non ci sono vincoli di sistema operativo. L’applicazione può girare ovunque possa girare una JVM Java, quindi Windows Server, linux, unix, ecc…;
  • il database relazionale viene acceduto tramite un driver JDBC. Correntemente supportati sono SQLServer Microsoft, Oracle e PostgreSQL.

Il compito di gestire il partizionamento dei dati in modo che sia salvaguardata la visibilità richiesta dalle varie organizzazioni, e quindi in alcuni casi vi sia una condivisione di dati ma in altri casi vi sia una proprietà stretta del dato stesso, è stato risolto a livello di frame work, per evitare che il compito di applicare le restrizioni corrette fosse lasciato ai programmatori: nel framework è stato scritto un ORM integrato che genera automaticamente a run time il codice SQL da eseguire per conto del programmatore. I programmatori operano solo su oggetti Java chiamando dei metodi e non si preoccupano della scrittura di codice SQL, cosa che tra l’altro se fosse lasciata al programmatore renderebbe estremamente difficoltosa l’evoluzione dello schema del database nel tempo. Il framework automaticamente applica agli statement SQL generati la restrizione, ad esempio per codice_azienda, in base all’utente che sta eseguendo la transazione.

La necessità di gestire profili utenti diversificati è stata risolta con varie feature del framework:

  • è possibile dichiarare, attraverso un dialetto XML, delle regole di restrizione di accesso sui dati in base al profilo dell’utente. Queste regole vengono applicate dinamicamente a run time e sono componibili dato che ad un utente è possibile associare anche più di un profilo;
  • il menu e l’interfaccia dell’applicazione, descritti attraverso un dialetto XML, sono associabili ai profili utenti pertanto l’interfaccia, che è generata anch’essa dinamicamente a run time, si adatterà mostrando solo gli elementi accessibili;
  • le regole di workflow associate ai processi applicativi implementati sono esterne al codice Java e definite in file XML personalizzabili. Le azioni abilitate agli utenti sono associabili ai profili per i quali devono essere abilitate. Anch’esse pertanto vengono mostrate a run time solo se abilitate per l’utente corrente.
  • È stato implementata una apposita interfaccia che gestisce a run time i diritti di accesso ai vari componenti della piattaforma, permettendo l’attribuzione ai vari profili dei tipi di accesso diversi.

Per quanto riguarda la capacità di evolvere il modello dati questa deriva da alcune caratteristiche:

  • l’SQL è generato automaticamente e dinamicamente a run time dal framework. L’applicazione dispone a run time dei metadati che descrivono la struttura del database e quindi è in grado di adattarsi dinamicamente alla loro variazione;
  • Il sistema genera classi Java tipizzando le tabelle dello schema del db, con metodi specifici per l’accesso alle colonne e la navigazione delle relazioni tra le tabelle del db. Modificando il database queste classi vengono rigenerate e le modifiche provocano errori di compilazione facilmente identificabili;
  • l’aggiornamento dei metadati applicativi a partire dalla struttura del database è automatizzato da un plugin eclipse (che è l’ambiente di sviluppo da noi utilizzato) da noi sviluppato;

L’interfaccia utente e i flussi di processo dell’applicazione sono facilmente personalizzabili. Oltre a descrivere l’interfaccia utente in forma dichiarativa con un dialetto XML, l’interfaccia è costituita da componenti XML che possono essere assemblate a piacere. Queste componenti si chiamano viste. Le viste sono memorizzate dentro a file xml e la modifica di questi file è immediatamente operativa, semplicemente ricaricando la pagina nel browser. Questo rende molto rapido lo sviluppo delle interfacce utente. Ogni cliente poi ha una sua cartella personalizzata dentro l’applicazione dove è possibile inserire delle versioni personalizzate di questi file vista, che vengono presi in sostituzione della versione standard. Questo consente sostanzialmente di realizzare personalizzazioni arbitrarie dell’interfaccia. Lo stesso dicasi per i report. Anche i flussi di lavoro sono personalizzabili con la stessa logica, mettendo i corrispondenti file di override in cartelle legate allo specifico cliente. Inoltre, in molti punti del codice applicativo ci sono dei richiami a “Policy”, regole personalizzabili per cliente che consentono di implementare algoritmi diversi a seconda delle esigenze. Esempi possono essere regole di applicazione dei prezzi di listino .

Approfondiamo ora l’aspetto legato all’interfaccia utente web, sia relativamente al punto di vista del programmatore che dal punto di vista dell’utente finale (che sono i due punti rimasti nell’elenco iniziale). Le applicazioni gestionali ERP non hanno le stesse caratteristiche delle applicazioni comunemente chiamate web. L’interfaccia utente di una applicazione web è spesso molto specifica e comunque funzionalmente limitata a fare delle cose specifiche.

Un gestionale invece può essere costituito da centinaia, se non migliaia, di videate di data entry e reporting e queste videate devono avere sostanzialmente una uniformità di presentazione e comportamento. Pertanto è necessario dividere il contenuto da presentare dalla forma con cui è presentato.

Il framework fa proprio questo.

La struttura dell’interfaccia utente è implementata in una libreria JavaScript che viene caricata lato client e da porzioni di codice Java lato server. Le viste XML descrivono solo i contenuti da presentare e le regole relative (ad esempio la condizione per la quale un certo campo diventi visibile o modificabile), mentre il framework si preoccupa di generare il codice HTML necessario e di inviarlo al client incapsulato in messaggi JSON. L’interfaccia utente è una interfaccia a singola pagina, dinamicamente aggiornata tramite chiamate AJAX. É una interfaccia web allo stato dell’arte e garantisce una elevata usabilità da parte dell’utente finale. Le informazioni visualizzate sono totalmente navigabili (ad esempio, dal contratto si passa all’anagrafica cliente con un solo click). Particolare cura è stata messa nel consentire all’utente di non dover mai uscire dal contesto dove si trova per inserire informazioni correlate e nel dare all’utente la possibilità di lavorare simultaneamente su molteplici sessioni indipendenti. A corredo di tutto questo c’è una potente funzionalità di ricerca testuale sui dati che consente di trovare rapidamente un record cercato con una funzionalità simile alle ricerche a cui siamo abituati nel mondo web.

Modulo amministrativo

Per un utilizzo ordinario non sono richieste approfondite conoscenze contabili, in quanto per ogni tipo di registrazione è prevista una transazione specifica, che guida la registrazione e si prende carico della creazione dei movimenti civilistici e IVA.

Ogni transazione è caratterizzata da una specifica tipologia di documento che presenta all’utente un’interfaccia di registrazione vicina al documento effettivo da registrare, questo per cercare di far convergere, per quanto possibile, la registrazione di un documento ad una operazione di copiatura, riducendo così le competenze contabili necessarie.

Ogni registrazione richiede l’imputazione di una serie di date:

  • data documento: rappresenta la data di emissione del documento (nel caso di fatture o documenti simili) o la data di validità della registrazione (es. data di incasso effettivo);
  • data registrazione: rappresenta la data della registrazione in contabilità e quindi sul libro giornale;
  • data competenza: rappresenta la data di competenza dell’operazione. E’ la data utilizzata come riferimento nelle schede contabili;
  • intervallo di competenza: rappresenta l’intervallo di competenza del costo/ricavo registrato. Questo intervallo di date serve per ripartire il costo/ricavo al fine di ottenere bilanci di periodo realistici;

Il piano dei conti

L’esercizio contabile

  • esercizio contabile
  • numeratori di protocollo IVA e non IVA
  • configurazione documenti
  • sottoconti generali
  • rettifiche di fine esercizio (ratei e risconti, rimanenze di magazzino)
  • movimenti di chiusura/apertura esercizio

Documenti clienti

  • fatture e note di credito emesse, con dettaglio articoli, quantità, prezzo, sconti, provvigioni;
  • fatture proforma;
  • IVA differita (possibilità di avere la lista di quelle da pagare);
  • provvigioni agenti;
  • distinta per anticipo fatture in banca;
  • fatturazione interessi legali su incassi ritardati;
  • incassi generici;
  • Ri.Ba. (tracciati CBI per home banking);
  • insoluti;
  • intrastat;

Documenti fornitori

  • fatture e note di credito ricevute;
  • fatture e note di credito ricevute intracomunitarie;
  • autofatture;
  • bolle doganali, con gestione conto diritti doganali;
  • fatture extra CEE per la creazione delle scadenze del fornitore estero;
  • parcelle professionisti con ritenute (es. ritenute d’acconto, enasarco, ecc.);
  • pagamenti generici;
  • bonifici (tracciati CBI per home banking);

Agenti

  • riepilogo provvigioni per agente;
  • autorizzazione alla liquidazione delle provvigioni;
  • registrazione precompilata della fattura dell’agente;
  • pagamenti enasarco;

Incassi e pagamenti

I documenti di incasso e di pagamento prevedono la possibilità di gestire anche anticipi, abbuoni e compensazioni tra fatture e note di credito e tra documenti emessi e ricevuti, chiaramente relativi alla stessa anagrafica. I documenti di incasso/pagamento sono stati elencati nelle sezioni precedenti (documenti clienti/fornitori).

  • estratti conto clienti e fornitori;
  • riepilogo saldi scadenzario;
  • scadenzario ritenute (ritenuta d’acconto, enasarco);
  • pagamenti ritenute (ritenuta d’acconto, enasarco);
  • certificazioni ritenute;
  • gestione automatica dell’invio di messaggi personalizzati di sollecito di pagamento o avviso di scadenza Ri.Ba;

Bilanci

  • completo o di periodo con visualizzazione a saldo, a dare-avere-saldo, a saldo con confronto tra due periodi;
  • bilancio extra contabile di periodo, con ripartizione dei costi/ricavi nel periodo di competenza e con indicazione di ratei/risconti, rimanenze di magazzino, ecc.;

Ratei e Risconti

  • gestione automatica di ratei e risconti su documenti clienti e fornitori in base al periodo di competenza;
  • riepilogo ratei e risconti registrati;
  • registrazioni automatiche delle rettifiche di inizio e fine esercizio;

Altri documenti

  • ripresa saldi;
  • prima nota;
  • liquidazione IVA;
  • registrazioni automatiche delle rimanenze finali di magazzino;

Principali funzioni di interesse contabile/amministrativo

  • stampa bilancio economico patrimoniale
  • stampa sospesi clienti e fornitori
  • liquidazione IVA periodica
  • prospetto riepilogativo IVA annuale
  • stampa riepilogativa ratei e risconti a fine esercizio
  • stampa allegati clienti e fornitori
  • stampa modelli intrastat per cessioni e acquisti
  • stampa registri IVA
  • stampa mastrini
  • stampa mastrini clienti e fornitori
  • stampa libro giornale
  • stampa certificazione dei compensi per le ritenute d’acconto versate

Modulo commerciale

Anagrafiche

  • Ruoli delle anagrafiche
  • Configurazione personalizzabile delle anagrafiche (es. clienti, fornitori, concorrenti, contatti, prospect, ecc.)
  • Rubrica contatti
  • Gestione di anagrafiche complesse e strutturate (es. sede di fatturazione, sedi commerciali, filiali/destinazioni spedizione)

Articoli e voci di fatturazione

  • Classificazione per tipologia e categorie Commerciali, inoltre fino a 5 classificazioni libere definibili dall’utente (attività, organizzazione, riclassificato 1 e 2, conto)
  • Gestione di più fornitori per lo stesso articolo, con codici, barcode, descrizioni e lead time di consegna differenziati per fornitore e possibilità di definizione di priorità di utilizzo
  • Gestione di informazioni articolo legate al cliente, come codici personalizzati e barcode del cliente
  • Caricamento rapido da Excel

Vendite

  • Listini di vendita generali e personalizzati
  • Preventivazione e Offerte
  • Ordini Clienti
  • Gestione workflow ordini clienti (provvisori, confermati, spediti, fatturati, ecc…)
  • Gestione automatica contatti, prospect e trasformazione di prospect in clienti all’ordine
  • Gestione delle visite commerciali
  • Gestione delle quantità in doppia unità di misura oltre alla possibilità di lavorare per confezioni (es. confezione da 100 pezzi)
  • Gestione di articoli relativi a servizi, con opzionale consuntivazione e gestione della fatturazione
  • Gestione politiche particolari come minimo ordine, sconti per quantità e addebiti automatici di spese al di sotto di importi predefiniti
  • Gestione provvigioni agenti personalizzabili
  • Invio automatico dei documenti di vendita via email come allegati PDF a liste di distribuzione legate ai clienti

Gestione Agenti

  • gestione agenti a due livelli (agente e capo area);
  • politiche di provvigione generiche (per articolo e tipo articolo) o specifiche per agente (fissa, per categoria, per cliente, per scontistica applicata);
  • riepilogo provvigioni per agente;
  • modulo autorizzativo alla liquidazione delle provvigioni;
  • registrazione precompilata della fattura dell’agente;
  • portale dell’agente per controllare i propri clienti (ordini, DDT, fatture, ecc.) ed inserire preventivi ed offerte;

Fatturazione

  • Emissione fatture anticipate, immediate ed accompagnatorie
  • Lista del fatturabile per cliente e per bolla
  • Fatturazione con un solo click dal fatturabile, dallo spedibile o direttamente dall’ordine
  • Criteri di fatturazione personalizzabili
  • Addebito automatico spese Ri.Ba, spese di trasporto ed imballaggio
  • Fatturazione dei servizi periodici come canoni, assistenze, ecc…
  • Integrazione con il sistema dei servizi di produzione per la raccolta dati di produzione dei servizi, attraverso una memorizzazione del dato in formato XML
  • Utilizzo del linguaggio Groovy per la definizione di regole di trattamento dei metadati XML di produzione e creazione attraverso di esso dei valori di fatturazione.

Modulo gestione progetti + manutenzioni

  • Anagrafica delle risorse (dipendenti, consulenti) divisibile per tipologia (es. commerciale, analista, tecnico, ecc.)
  • Tariffario per tipo risorsa e/o per singola risorsa sia a costo interno che a prezzo di vendita.
  • Gestione progetti per attività e sotto attività.
  • Preventivazione per singola risorsa su attività.
  • Configurazione personalizzata dei calcoli di preventivazione associati alle singole attività (sono ammessi riferimenti circolari).
  • Consuntivazione.
  • Nota spese.
  • Gestione richieste di assistenza (ticket)
  • Gestione degli interventi su richiesta di assistenza
  • Layout di lavoro modificabile con visualizzazione per: singola risorsa; singola data; singola attività.
  • Analisi andamento progetti/attività
  • Gestione documenti offerta (modulo gestione documentale)

Modulo acquisti e Economato

  • Listini di acquisto con data validità e scala prezzi per quantità
  • Ordini acquisto
  • Gestione delle quantità in doppia unità di misura oltre alla possibilità di lavorare per confezioni (es. confezione da 100 pezzi)
  • Proposte ordine acquisto automatiche o con un solo click dal fabbisogno
  • Ordini di materiali e di conto lavoro, con approvvigionamento da distinta, anche parziale, gestione dell’uscita a conto lavoro da spedibile e rientro da conto lavoro. Gestione degli scarti di materiale inviato
  • Gestione workflow ordini fornitori (provvisori, definitivi, da inviare, da ricevere, in ritardo, ecc…)
  • Gestione bolle da fatturare e controllo fatture
  • Fatture di acquisto fornitori e note di credito
  • Gestione del caricamento listini, anche da parte dei fornitori via web, tramite fogli Excel o interattivamente
  • Possibilità di interfacciare tracciati personalizzati di caricamento listini differenziati per fornitore

Modulo Magazzino

  • Inventari
  • Gestione giacenze, opzionalmente per lotto
  • Gestione matricole (asset)
  • Gestione rintracciabilità prodotto
  • Gestione locazione fisica con integrazione lettori bar code o RFID (opzionale)
  • Causali bolle di movimentazione personalizzabili
  • Gestione scorte minime e lotti di riordino per magazzino
  • Gestione magazzini in conto lavoro e depositi esterni
  • Valorizzazione magazzini (FIFO, LIFO, valore medio)
  • Rotazione del magazzino

Caratteristiche tecniche
Applicativo Web fruibile tramite browser (Internet Explorer, Firefox), dal portale dei servizi, intergrato con master data e gli ambienti di produzione.

Sixtema per le aziende
Sixtema per le associazioni e gli studi
Data Center Reti – Cloud Computing
Piattaforma Credito.Confidi
Servizi Interpretativi
Prodotti Infocert

SIXTEMA SPA
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