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Archiviazione sostitutiva
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A cosa serve
Per superare la necessità di archiviazione cartacea dei documenti obbligatori, dematerializzando i documenti ed archiviandoli in forma sostitutiva.
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A chi si rivolge
Associazioni di categoria, società di servizi. che hanno volumi di documenti molto importanti e difficilmente gestibili.
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Funzionalità
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Come funziona
Per sostituire l’archiviazione cartacea con un sistema digitale, è necessario ricorrere ad un sistema di certificazione che garantisca l’esibizione a norma dei documenti originali. Per questo è stato adottato il prodotto LegalDoc di Infocamere che offre tutte le garanzie del caso, sia in termini di certificazione che di supporto tecnologico alla conservazione dei documenti.
Cosa significa Archiviazione Sostitutiva
- Garantire nel tempo (10 anni) la presentabilità e l’accessibilità dei documenti.
- Rispettare gli adempimenti normativi relativi alla sicurezza fisica e logica dell’archivio sostitutivo e dell’intero procedimento di conservazione sostitutiva
- Eseguire collaudi periodici dell’archivio
- Assicurare il riversamento diretto e sostitutivo dei supporti ottici.
- Adeguare gli archivi agli eventuali aggiornamenti normativi e/o tecnologici.
Cosa è possibile conservare
- Documenti interni sistema Cna (Associazione di categoria)
- Documenti da conservare in quanto Intermediari
- Documenti da conservare in quanto Soggetto autorizzati alla conservazione
Funzionamento
Il processo è articolato in diverse funzionalità specifiche relative a:
- Predisposizione dei documenti in formato LegalDoc: un processo server trasforma i files di fornitura ministeriale ed altri files (registri, libri, etc..), in singoli documenti Pdf accompagnati da un descrittore in formato Xml;
- Il Titolare/Responsabile della conservazione, da l’avvio al processo di messa in conservazione che consiste nell’applicazione della firma elettronica remota e nell’applicazione della marca temporale ai documenti. Questi processi si avvalgono di un’interfaccia Web predisposta da Infocamere nel prodotto LegalDoc che consente agli utenti di verificare i files predisposti e di inviarli alla conservazione
- Esibizione dei documenti archiviati: consente di richiedere a LegalDoc la restituzione del file Pdf inviato per l’esibizione a norma del documento contenuto.
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